Newsletterversand per E-Mail

Der Wunsch, eine E-Mail nur ein Mal zu schreiben, aber an eine große Gruppe von Empfängern versenden zu können, ist nur zu verständlich. Leider haben die meisten Spammer den gleichen Wunsch, so dass man unbedingt ein paar Regeln beachten sollte, damit die E-Mails auch wie gewünscht ankommen.

Kein Versand per BCC

Oft ist es gängige Praxis, die eigene Firma als einzigen echten Empfänger der E-Mail einzutragen und alle weiteren Empfänger ins BCC-Feld einzufügen. Das stellt sicher, dass im Kopf der E-Mail nicht die weiteren Empfänger des Mailings sichtbar sind. Viele Spammer verfahren ähnlich, so dass inzwischen vielerorts die Mailserver so konfiguriert sind, dass sie E-Mails mit einer zu großen Anzahl von BCC-Empfängern abweisen. Was hierbei als zu viel gilt, variiert von Anbieter zu Anbieter, aber man kann davon ausgehen, dass es ab 20 BCC-Empfängern kritisch werden kann.

Selbst wenn der Versand geklappt hat, ist eine E-Mail mit vielen BCC Empfängern einer normalen E-Mail unterlegen, wenn es darum geht, tatsächlich im Posteingang des Kunden anzukommen, denn die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Spam-Ordner landet, wird durch diese Art des Versands stark erhöht.

Unschön ist auch, dass diese E-Mails nicht personalisiert werden können und der Empfänger oft irritiert ist, weil er gar nicht in der Liste der Empfänger erscheint.

Versand über Newsletter-Programme

Ob Direct Mail oder MaxBulk Mailer, es gibt inzwischen eine Reihe von Programmen, die es einem ermöglichen dieses Problem zu umgehen, indem Sie automatisch je Empfänger eine E-Mail erstellen und versenden, während Sie sich anderen Dingen zuwenden können. Die Adressen können hierbei in Form einer Excel-Datei, als vCards usw. in das Programm importiert werden. Ein großer Vorteil solcher Lösungen ist, dass Sie auch HTML-Newsletter (optisch gestaltete E-Mails) und personalisierte E-Mails erstellen können. Hierfür wird in den Text ein Platzhalter eingesetzt, der dann später durch den Namen des Empfängers ersetzt wird.

Download-Links statt Dateianhänge

Wenn Sie ein Newsletter-Programm nutzen, sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, dass für jeden Empfänger eine echte E-Mail erzeugt wird. Wenn Sie einen Anhang von 1 MB Größe an 1000 Empfänger senden, ist das 1 GB, das Sie in Ihrer Firma über das Netzwerk schicken. Da kann für die Kollegen beim Surfen schnell das Gefühl aufkommen, man wäre wieder mit einem 56k Modem unterwegs, da das Mailing die Leitung voll auslastet. Bei 1000 E-Mails ist auch eine Verzögerung zwischen dem Versand der einzelnen E-Mails nur bedingt eine befriedigende Lösung. Wir empfehlen Ihnen daher, die Dateien nicht direkt an die E-Mail anzuhängen sondern einen Link zur entsprechenden Datei zu verschicken. Meist findet sich ja im eigenen Webspace ein Plätzchen, wo man die Datei für den Download bereitstellen kann.

Das sollten Sie bei HTML-Newslettern beachten

Das ansprechende Design der meisten HTML-Newsletter ist vor allem auf Photos zurückzuführen. Auch diese sollten nicht im Anhang der E-Mail mitgeschickt sondern aus dem Web nachgeladen werden. Um unschöne Effekte zu vermeiden – manche Programme für den Empfang zeigen die Bilder nicht sofort an, wenn der Absender unbekannt ist (Spamschutz) – sollten Sie eine Absenderadresse wählen, über die der Empfänger bereits zuvor E-Mails erhalten hat. In diesem Fall stehen die Chancen gut, dass die Bilder sofort angezeigt werden.

Aug
22

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