Tipps für den Wechsel des E-Mail-Anbieters

Manchmal kommt man nicht umhin, den eigenen E-Mail-Anbieter zu wechseln. Die Ursachen hierfür können ganz verschiedene sein: Web.de zum Beispiel bietet in der kostenlosen Variante nur 12 MB Speicherplatz an, GMX übertreibt es ein wenig mit der Werbung oder man hat womöglich das Glück inzwischen eine eigene Domain zu besitzen. Dann kann man sich getrost von der alten E-Mail-Adresse verabschieden und sich eine neue der Form ed.niamodeniemnull@_______ einrichten. Aber wie stellt man sicher, dass alle von der neuen E-Mail-Adresse erfahren und einen weiterhin alle E-Mails erreichen?

Weiterleitung statt Autoresponder

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Eine naheligende Idee wäre es, einen s.g. Autoresponder zu schalten, d.h. jeder Absender erhält eine automatische Antwort auf seine E-Mail mit einem Text Ihrer Wahl. Diese Funktion wird von allen gängigen Anbietern unterstützt und normaler Weise für Abwesenheitsnotizen verwendet. So könnten Sie dem Absender also automatisch Ihre neue E-Mail-Adresse mitteilen. Ein großer Nachteil ist hier allerdings, dass Sie damit natürlich Spammern Ihre neue E-Mail-Adresse auf dem Silbertablett servieren, daher möchten wir Ihnen statt dessen eine Weiterleitung ans Herz legen.

Eine Weiterleitung können Sie sich vorstellen wie einen Nachsendeauftrag bei der Post. Hierfür loggen Sie sich bei Ihrem alten Anbieter im Web(mailer) ein, aktivieren die Weiterleitung (1) und hinterlegen Ihre neue E-Mail-Adresse (2) als Empfänger. Sie finden diese Funktion meist unter Optionen oder Einstellungen. Je nach Anbieter stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Eine echte Weiterleitung: Alle E-Mails werden ausschließlich an das neue Postfach weitergeleitet und nicht mehr im alten Postfach gespeichert.
  2. Die Weiterleitung einer Kopie: Das Original verbleibt in Ihrem Postfach beim ehemaligen Anbieter. Es wird nur eine Kopie weitergeleitet.

Es ist nicht immer gleich ersichtlich, welches Verfahren der jeweilige Anbieter verwendet. Sie sollten also immer eine Test-E-Mail versenden um sicherzustellen, dass die Weiterleitung funktioniert und keine E-Mails bei Ihrem alten Anbieter verbleiben, damit dort nicht unbemerkt das Postfach zuläuft.

Tipp: Warten Sie mit dem Versand der Test-E-Mail 15 min. Bei manchen Anbietern greifen die neuen Einstellungen nicht sofort.

Ihre neue E-Mail-Adresse als Absender

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Sofern Ihr altes Postfach noch in Apple Mail eingerichtet ist, achten Sie darauf, dass Sie für den Versand neuer E-Mails den neuen Absender unter Von: (1) verwenden.

Aktualisieren Sie Ihre Signatur

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Die meisten Mailprogramme ermöglichen Ihnen die Einrichtung mindestens einer Signatur. Sie wird automatisch an jede E-Mail angehangen, die Sie versenden.

In Apple Mail finden Sie die Signaturen (1) in den Einstellungen. Hier können Sie eine Signatur, die sie erstellen, sogar verschiedenen Postfächern (2) zuordnen, so dass Sie Ihre privaten E-Mails mit einer anderen Signatur versehen können als Ihre geschäftlichen.

Sie können die Signatur dazu nutzen, Information zu übermitteln, die alle Empfänger betreffen und daher an jede E-Mail angehangen werden sollen. Eine Änderung Ihrer Kontaktdaten ist hierfür ein gutes Beispiel.

Sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse für geschäftliche Kontakte nutzen, sind Sie übrigens gemäß HGB (Handelsgesetzbuch) verpflichtet, mindestens folgende Angaben zu machen:

  • Firmenname und Sitz
  • Kontaktdaten
  • Rechtsform
  • vertretungsberechtigte Personen
  • Handelsregisterangaben

Ein einfacher Link auf das Impressum Ihrer Website genügt nicht. Ursache hierfür ist die Ergänzung von § 125a HGB Abs. 1 Satz 1 um die fett hervorgehobeben Worte am 01. Januar 2007. Diese Änderung betrifft im übrigen auch Newsletter, die in Form von E-Mails versandt werden.

„Auf allen Geschäftsbriefen der Gesellschaft gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. (…)“

Eine Rundmail für die wichtigsten Kontakte

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Nicht von jeder E-Mail-Adresse verabschiedet man sich freiwillig. Manchmal wird ein Service plötzlich kostenpflichtig oder man wechselt den Arbeitsplatz. In diesem Fall kann es erfordelich werden, eine Gruppe von Personen über den Wechsel der Kontaktdaten zu informieren. Wer nicht jeden persönlich anschreiben möchte, verfasst gern eine E-Mail mit vielen BCC-Empfängern. Das ist aus verschiedenen Gründen keine gute Idee.

  1. E-Mails mit vielen BCC-Empfängern geraten schneller unter Spamverdacht und damit in den Spam-Ordner.
  2. Manche Mailserver verweigern den Versand einer E-Mail, wenn die Anzahl der BCC-Empfänger zu groß ist.
  3. Sie haben keine Möglichkeit Ihre E-Mails zu personalisieren.

Abhilfe schaffen hier Programme wie Direct Mail oder MaxBulk Mailer. Sie ermöglichen den Import von Empfängerlisten (1) , die Personalisierung (2) und versenden an jeden Empfänger eine eigene E-Mail. Die Empfänger können hierbei z.B. als Excel-Liste oder in Form von Adressbuch-Kontakten (vCards) vorliegen. Direct Mail und MaxBulk Mailer sind sogar in der Lage, die Empfänger aus einem Postfach von Apple Mail zu beziehen.

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