E-Mails abrufen: via IMAP oder POP?

Es gibt inzwischen mehrere Möglichkeiten, wie das eigene E-Mail-Programm auf die E-Mails zugreifen kann, die im Web z.B. bei Yahoo!, GMX oder Web.de ankommen, aber welche ist die richtige für die eigenen Bedürfnisse?

POP3: Vor- und Nachteile

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Wer das Post Office Protocol (POP) verwendet, das inzwischen in der Version 3 vorliegt (POP3), holt nur eine Kopie der E-Mails ab, die sich auf dem Server von z.B. Yahoo! befinden. Das bringt also den Vorteil mit sich, dass man praktisch immer ein Backup der E-Mails auf dem Rechner hat. Löscht man eine E-Mail im eigenen Mailprogramm, liegt das Original immer noch im Web auf dem Server. Das kann bei Anbietern wie Web.de allerdings schnell zum Problem werden, denn das kostenlose Postfach von Web.de bietet nur magere 12 MB Speicherplatz.

Dieses Problem lässt sich über die Einstellungen für die Abholung entschärfen. So bieten gängige E-Mail Programme ein automatisches Löschen der E-Mails, die bereits abgeholt wurden, auf dem Server an. In Apple Mail stehen hierfür die Optionen sofort, nach einem Tag, nach einer Woche und nach einem Monat zur Verfügung.

Einstellung > Accounts > Erweitert > Nach Erhalt einer E-Mail Kopie vom Server löschen

Ein weiterer Nachteil von POP zeigt sich, wenn man seine E-Mails über mehrere Endgeräte abruft oder schreibt. Hat man eine E-Mail auf dem Mac Mini daheim gelöscht, ist sie auf dem iPhone und im Web immer noch da. Hat man eine E-Mail vom Rechner aus versandt, findet man sie auf dem iPhone auch nicht unter gesendete Objekte usw.

IMAP: fast immer die richtige Wahl

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Der Ansatz von IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein anderer. Das Mailprogramm ist praktisch eine Benutzeroberfläche für das Postfach auf dem Server. Wechselt der Nutzer in den Eingangsordner, wird sofort eine Anfrage an den Server ausgelöst, die Übersicht der eingetroffenen E-Mails zu aktualisieren. Natürlich wird diese Anfrage in bestimmten Abständen auch automatisch vom Mailprogramm ausgelöst. Schließlich möchte man ja nicht immer erst in den Posteingang wechseln müssen, um zu sehen, dass neue E-Mails angekommen sind.

Um die Anfragen an den Server möglichst gering zu halten, speichern viele E-Mail-Programme eine lokale Kopie der E-Mail. Daher kann z.B. in Apple Mail auch falls keine Internetverbindung besteht noch auf die E-Mails zugegriffen werden. Und was passiert, wenn man eine E-Mail löscht, während man keine Internetverbindung hat? Nun, sie wird vom Server gelöscht, sobald wieder eine Interntverbindung besteht, denn dann kommuniziert das Mailprogramm die entsprechende Änderung an den Server. Gleiches gilt auch andersherum: Löscht man eine E-Mail über den Webmailer von z.B. Yahoo auf dem Server von Yahoo, wird diese aus dem Mailprogramm gelöscht, sobald der eigene Rechner wieder mit dem Internet verbunden ist.

Wer ein großes Postfach auf dem Server seines Dienstleisters zur Verfügung hat, sollte auf jeden Fall IMAP wählen, denn so ist sichergestellt, dass auf allen Endgeräten nicht nur der gleiche Stand der E-Mails einsehbar ist sondern auch die gleiche Ordnerstruktur zur Verfügung steht, ganz gleich ob es sich um den Mac daheim, das iPhone oder iPad handelt. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die betreffenden Ordner auf dem Server angelegt wurden und nicht lokal.

Für ein zusätzliches Backup gibt es mehrere Möglichkeiten. Handelt es sich nur um wenige E-Mails, die Ihnen besonders am Herzen liegen, können Sie einen Ordner im Bereich LOKAL von Apple Mail anlegen und die betreffenden E-Mails mit gedrückter ALT-Taste in den Ordner schieben. So wird dort eine Kopie abgelegt. Achtung, falls Sie nicht die ALT-Taste drücken, werden die E-Mails nur verschoben und befinden sich nicht mehr auf dem Server!

Für das Backup aller E-Mails eines Postfachs, klicken Sie in Apple Mail das betreffende Postfach unter POSTFÄCHER an und wählen Sie anschließend die Funktion Archivieren (1) aus dem Menü Postfach am oberen Bildschirmrand.

Postfach > Archivieren

Falls Sie nur ein kleines Postfach haben, sollten Sie POP3 wählen, sofern Sie nicht die Disziplin haben, Ihre E-Mails regelmäßig zu löschen oder nicht mehr benötigte in lokale Ordner zu verschieben, denn nichts ist ärgerlicher als ein volles Postfach, das eingehende E-Mails abweist.

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